GED’u mal à m’y faire… Partie 3

Le 26 novembre dernier a eu lieu la conférence annuelle itSMF (Association de promotion des bonnes pratiques ITIL en France) durant laquelle ont été remis les deux trophées itSMF 2013 valorisant, pour les catégories PME et grande entreprise, les meilleures initiatives ITIL. Le GIPS  n’a malheureusement pas remporté le trophée cette année mais est fier de sa seconde place au profit d’INGENICO.

Nous en revenons toujours à ces bonnes pratiques dont..la GED, la gestion électronique des documents. Elle recèle tellement d’avantages comme rendre l’information disponible immédiatement!! Qui n’a pas galéré pour retrouver un document qu’un prestataire avait fait… avant son départ? Cela a été mon cas en septembre lorsqu’il a fallut récupérer tout l’historique d’un progiciel en place depuis 5 ans. Les documents étaient obsolètes car pas mis à jour, les mails inexistant… et la plupart des interlocuteurs étaient sur d’autres projets.

Certaines sociétés développent leur propre GED interne, avec tous les avantages mais aussi les risques que cela entraînent, et d’autres en font leur spécialité et la commercialise. Si vous vous posez plus de questions, vous pouvez par exemple visiter le lien suivant : http://www.ironmountain.fr/activite/gestion-electronique-documents.asp

Prochaine étape au GIPS, la certification ISO 9001, pour laquelle l’entreprise devra « définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmées des documents, ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements ». Car utiliser un logiciel de gestion documentaire permet alors de bénéficier de l’application de normes, au-delà de la stricte application des critères de qualité que toute GED devrait respecter. Tous les documents seront, je l’espère, mis à jour et accessibles facilement.